Systemy ERP w MSP

W każdym nowoczesnym zakładzie przemysłowym, prawidłowa komunikacja jest kluczem do sukcesu. Ale czy wysoki poziom komunikacji jest rzeczywiście potrzebny i możliwy do prawidłowego nim kierowania?

System ERP (planowanie zasobów przedsiębiorstwa) był niegdyś postrzegany jako system dużych przedsiębiorstw. Służył on jako narzędzie do integracji wszystkich aspektów działalności w czasie rzeczywistym: od analiz i materiałów, po elementy księgowości i zasobów ludzkich. System ERP jest powszechnie stosowany jako niestandardowe rozwiązania wymagających od producentów budowania systemu od podstaw ale nie niszcząc bieżących modułów programowych.

Wraz z upływem czasu, kosztów i zmian parametrów aplikacji rozwiązania stały się bardziej rozsądne dla MSP (małych i średnich przedsiębiorstw). W tym samym czasie potrzeba przedsiębiorstw na komunikację w czasie rzeczywistym wzrosła. Tym samym wzrosła atrakcyjność ofert tego typu.

"Wprowadzenie nowego systemu ERP często wymaga od pracowników nowego poziomu dyscypliny", powiedział Gary Marzec, Kierownik Programów firmy Northrop Grumman Information Systems. "Szkolenia oraz wymóg nauczenia się nowego systemu może być istotną przeszkodą do pokonania".

Szukamy wykonawczy systemu

Zanim wybierze się dostawcę rozwiązań ERP, należy dokonać analizy rozwiązań wybranych dostawców. Podczas wyboru dostawcy należy brać pod uwagę kilka istotnych elementów. Oprócz analizy kosztów należy przeanalizować następujące rzeczy:

1. Czy proponowane rozwiązania ERP pomogą firmie w produkcji? Istnieją dziesiątki schematów produkcji, od prostych komórek typu komórka sklepowa po bardzo złożone środowiska automatyczne. Jest wysoce zalecane, aby pracownicy hal produkcyjnych uczestniczyli w prezentacjach systemów. Jeśli system okaże się trudny w nadzorze, wówczas istnieje niebezpieczeństwo, że system nie będzie funkcjonował, a więc zwrot z inwestycji będzie zagrożony.
2. Czy system wspiera rozszerzanie przedsiębiorstwa? Operacje produkcyjnie nie istnieją w samodzielnym środowisku. Są dostawcy i klienci, którzy wymagają bezpośredniego dostępu do danych. Należy sprawdzić, czy rozwiązanie jest jednocześnie bezpieczne i niezawodne. Aby zapewnić największą elastyczność, system powinien udostępniać transakcje do podglądu bez konieczności wykonywania dodatkowego oprogramowania i instalowania nowego przez kontrahenta. Interfejs systemu powinien być na tyle intuicyjny, aby przyszli użytkownicy nie musieli przechodzić szkoleń a użytkowanie było efektywne.
3. Jaki jest sposób licencjonowania oprogramowania? Niestety oprogramowanie dla przedsiębiorstw często stanowi grę licencji i podziały na poszczególnych użytkowników. Zalecany jest elastyczny i otwarty system licencjonowania, dzięki któremu całe przedsiębiorstwo pracuje na jednej licencji. Każdy w firmie przykłada rękę do produkcji i serwisu. Najefektywniejszy system przechwytuje ważne informacje i wszystkim co się dzieje.
4. Ilu klientów używa najnowszej wersji programów i kiedy została wydana najnowsza wersja? Większość analityków szacuje, że poniżej 50% przedsiębiorstw pracuje na dwóch wersjach oprogramowań. Należy sprawdzić, czy Dostawca systemu oferuje tradycyjne, oparte na konkretnych licencjach poszczególne uaktualnienia i czy istnieje niebezpieczeństwo opóźnień we wdrażaniu nowych wersji, w tym również czy kontrolowanie wersji jest skomplikowane i ewentualnie żmudne i niewygodne. Wiele firm stosuje uaktualnianie oprogramowania przez Internet, przez który program sam sprawdza czy są aktualizacje i dokonuje stosownych. Takie aktualizacja potrafią być wykonywane nawet codziennie.
5. Czy system wspiera proste struktury zarządzania? Zazwyczaj systemy ERP są uważane za sprzeczne z ideą prostoty struktury zarządzania. Wynika to z faktu, że standardowym podejściem jest aby poszczególne wydziały wybierały najlepsze dla siebie rozwiązania. Należy również sprawdzić, czy oferowany system umożliwia wykonywanie niektórych funkcji prostej struktury zarządzania.

Walka o ustawienia niestandardowe

Czynniki, które mogą odgrywać ważną rolę w systemie ERP zależą głównie od wielkości przedsiębiorstwa, zakresu działania i jego specjalizacji. Przykładowo mały zakład może wymagać bardzie niewielkiego (jeśli w ogóle) dostosowania. Jednak duże firmy potrzebują wielu raportów dla poszczególnych działów, komórek, prac, a nawet zmiany wielkości pól do ich obsługi.

Kolejnym czynnikiem jest zakres operacji. Działania rozproszone w wielu regionach będą wymagały takiego dostosowania, aby były one zgodne z lokalnym prawem, walutami, rachunkowością a nawet językiem. Ostatecznym czynnikiem jest społeczność producenta. Operacje, w efekcie których powstają typowe i znane produkty, dostosowanie systemu nie powinno być trudnym zadaniem, jako że działanie takich operacji jest dobrze znane producentom systemów ERP. Jednak bardziej złożone operacje mogą wymagać trudnych i skomplikowanych dostosowań, a nawet niestandardowych systemów, aby móc spełnić wymagania prowadzonej działalności.

Ponadto istnieje wiele wspólnych przedsięwzięć, specjalnych umów, dostaw i programów partii, które wymagają, aby system ERP sprawnie obsłużył odstępstwa od normalnej sytuacji.

Luki w wiedzy

Z pewnością jedną z największych przeszkód dla MSP są uprzedzenia do inwestycji kapitałowych i czas na zobowiązania na takie projekty. Czasami najbardziej problematyczną kwestią w MSP jest zbytnie dowartościowanie posiadanej siły roboczej aż do momentu wprowadzenia systemu ERP i upewnienia się, że system działa. Nie jest łatwym zadaniem analiza, czy firma posiada wystarczającą ilość personelu do wsparcia projektu, czy system nie jest zbyt wąski i rozciągnięty. Dodatkowo brak świadomości dot. potrzeb i celu firmy i nieprawidłowe wybranie dostawy systemu może spowodować wydłużenie procesu wdrożenia, jako że sprawy, które winny być ujawnione na początku, zostały ujawnione w trakcie procesu. Rozwiązaniem jest pełne zaangażowanie Kierownictwa w tworzonym systemie od samego początku, niezależnie od wielkości firmy. Zespół tworzący system musi wiedzieć jakie są oczekiwania Kierownictwa. Firmy muszą określić szczególne działania systemu, aby wdrożeniowcy ERP zrozumieli jak poszczególne procedury miały by być obsługiwane w nowym systemie. Małe firmy narażone są na orientację niszową, choć często nie zdają sobie z tego sprawy. Takie firmy muszą komunikować się ze sprzedawcą ERP bardzo ostrożnie i nie zakładać, że sprzedawca od razu zrozumie ich szczególne wymagania. Bardzo często założenia firm zorientowanych niszowo, że zastosowanie standardowego modelu rozwiąże problem, są błędne.

Innym dużym nieporozumieniem dla MSP jest koszt i złożoność aplikacji. Istnieje jeszcze wiele renomowanych dostawców systemów ERP, które specjalizują się w dziedzinie MSP, oferując o wiele mniej kosztowne aplikacje, które są o wiele łatwiejsze w użytkowaniu niż typowy system ERP. Firmy częstą są w błędzie myśląc, że zainstalowanie systemu ERP może być procesem długotrwałym (np rok). Pomimo, że istnieje wiele dowodów na poparcie tej kwestii, wybór dostawy ERP, który specjalizuje się w MSP może mile zaskoczyć.

Anna Wells, Executive Editor, IMPO (tł. Sebastian Czarnecki)
Na podstawie: www.impomag.com