Tradycyjna korespondencja kontra e-faktury

Wydawałoby się, że w dobie Internetu obsługa korespondencji w formie elektronicznej powinna stanowić standard dla przedsiębiorców. Tymczasem okazuje się, że znaczna liczba firm nadal korzysta z tradycyjnych kanałów komunikacji. Postanowiliśmy sprawdzić, jak przedstawiają się rokowania dla e-faktur w branży bankowej, telekomunikacyjnej, metalowej i zarządzie zasobu komunalnego.

Mimo prognoz mówiących o tym, że dokumenty wysyłane pocztą elektroniczną (takie jak faktury czy wezwania do zapłaty) staną się powszechnym procederem, wydaje się, że nowoczesne rozwiązania nie są w stanie wyprzeć i zastąpić starych metod. Czyżby śmierć druku znowu zapowiedziano przedwcześnie? To pytanie, które zadaliśmy przedstawicielom firm dystrybuujących maszyny kopertujące i inne urządzenia do obsługi korespondencji, specjaliście z działu administracyjno-gospodarczego Zarządu Zasobu Komunalnego, dyrektorowi personalnemu firmy działającej w branży metalowej, dyrektorowi Biura Obsługi Klienta firmy specjalizującej się w skutecznych rozwiązaniach dla e-biznesu oraz przedstawicielowi jednego z polskich banków spółdzielczych.

Ciemna strona e-listów

Nieufność ze strony nadawcy, jak i adresata, nieczytelność procedur związanych z e-fakturowaniem i dokumentami dystrybuowanymi w formie elektronicznej, konieczność wprowadzania nowych technologii pociągająca za sobą zmianę systemu księgowania oraz zatrudnienie wykwalifikowanych informatyków, a w końcu ryzyko awarii sprzętu komputerowego - to główne, choć nie jedyne problemy związane z e-listami.

- Minusy, z jakimi należy się liczyć prowadząc e-dokumentację sprawiają, że nie postrzegamy korespondencji elektronicznej jako zagrożenia dla firm dystrybuujących maszyny kopertujące. Podstawą jest nieufność społeczeństwa wobec Internetu – ludzie uznają za pełnoprawny taki dokument, który jest wydrukowany, podpisany, opieczętowany i najlepiej dostarczony do rąk własnych przez listonosza. Oczywiście mowa o fakturze czy wezwaniu do zapłaty, gdyż tradycyjna wymiana informacji w formie e-maili jest sprawdzona i skuteczna – mówi Piotr Trawa z poznańskiej firmy Printcom dostarczającej maszyny kopertujące marki Hefter. I dodaje: - Osobiście będąc przedstawicielem młodego pokolenia i będąc wychowanym w dobie pisania e-maili, nie akceptuję faktury przysłanej drogą elektroniczną. Po pierwsze - chcę mieć ją wydrukowaną – a po co mam to robić, jeżeli jest to obowiązkiem np. gazowni. Po drugie – otrzymując dziesiątki e-maili dziennie – ważnych, jak i spamów - nietrudno przeoczyć ważną korespondencję. Po trzecie – przeoczywszy otrzymanie faktury nie zapłacę jej w terminie – co z kolei implikuje dalsze problemy, zarówno dla mnie, jak i wystawcy faktury.

Z systemu e-faktur korzystała firma Termotech, jak skomentował jej przedstawiciel, Piotr Toboła: - Głównym problemem okazał się termin płatności. Przy e-fakturach odsetek tych przeterminowanych wzrósł o ponad 45%. Ludzie nie traktują faktury przesyłanej w formie elektronicznej poważnie, nie uważają jej za wiążący dokument. System się nie sprawdził i wróciliśmy do tradycyjnego sposobu wysyłania faktur.

Tam, gdzie liczy się tradycja

W jakich branżach tradycyjne kanały komunikacji nadal będą wieść prym? Z pewnością takich, jak: telekomunikacja, gazownictwo, przedsiębiorstwa wodociągowe, przemysł energetyczny, administracja państwowa, banki, agencje reklamowe, a także działy marketingowe, kadrowe i płacowe. W końcu do najczęstszych dokumentów wysyłanych klientom i pracownikom należą faktury, raporty, zestawienia, reklamy i oferty promocyjne. W dobie powszechnego mailingu reklamowego odpowiadalność na oferty jest znikoma. Przy zalewie skrzynek mailowych reklamówkami, tradycyjna poczta wciąż wydaje się racjonalną drogą dotarcia do szerokiej grupy odbiorców.

- Faktury i listy będą wysyłane wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z masowym odbiorcą usług. Ponadto trzeba podkreślić, że nie każdy klient posiada adres mailowy. Należy się też liczyć z tym, że starsza część społeczeństwa nie przekona się do Internetu i będzie oczekiwać korespondencji wysyłanej tradycyjną drogą – dodaje Piotr Trawa.

Dla wielu branż, w których wysyła się tysiące listów miesięcznie, a które nie korzystają z elektronicznych sposobów na dostarczanie korespondencji, ręczne przygotowywanie przesyłek staje się także kosztownym i czasochłonnym przedsięwzięciem, często wymagającym zatrudnienia dodatkowych ludzi lub oddelegowania pracowników sekretariatów, którzy czas potrzeby na kopertowanie mogliby spożytkować na inne, bardziej istotne czynności.

Na ratunek branżom spieszą firmy zajmujące się dystrybucją oraz leasingiem maszyn kopertujących, a także outsourcingiem polegającym na zleceniu wykonania przesyłek poza firmą. O tym, czy to opłacalna inwestycja wypowiadają się sami przedsiębiorcy.

Czas to pieniądz

W zależności od modelu, maszyna kopertująca jest w stanie przygotować do wysłania nawet 3,5 tysiąca listów w ciągu godziny. Trzeba przyznać, że żaden pracownik nie jest w stanie osiągnąć tak imponujących wyników, szczególnie że nadzór nad urządzeniem w czasie jej pracy nie jest konieczny. Dla firm takie rozwiązanie oznacza więc zmniejszenie niepotrzebnych wydatków. A zakup lub wynajęcie maszyny zwraca się już w momencie, kiedy firma prowadzi dystrybucję rzędu 500 listów w skali miesiąca.

- Dotychczas przygotowaniem listów do wysyłki zajmowali się pracownicy poszczególnych działów. Obecnie wszystkie czynności, które kiedyś zajmowały dwa dni, maszyna jest w stanie wykonać w dwie godziny – mówi Alicja Kuzioła, dyrektor personalny w firmie Ruukki działającej w branży metalowej. – Własna maszyna to dla nas spora oszczędność. Miesięcznie zyskujemy nawet kilkaset złotych.

Tomasz Sęk, specjalista w dziale administracyjno-gospodarczym Zarządu Zasobu Komunalnego z Wrocławia mówi, że z maszyn kopertujących przedsiębiorstwo korzysta od 2007 roku. – W skali miesiąca wysyła się ok. 3 tysięcy listów. Maszyny obsługiwane są przez pracowników ZZK, specjalnie w tym celu przeszkolonych przez dostawcę urządzeń. W interesie klientów i firmy najważniejszą oszczędnością jest czas potrzebny na kopertowanie i adresowanie listów – dodaje.

Przedsiębiorcy, inwestując w maszyny kopertujące, oczekują nie tylko cięcia kosztów i oszczędności związanych z czasem pracy, ale również gwarancji terminowego wykonania zadań.

- Rozwój firmy przyniósł za sobą wzrost liczby dystrybuowanych dokumentów. Na obecną chwilę we wszystkich placówkach łącznie wysyła się około 15 tysięcy listów miesięcznie. Zdecydowaliśmy się na inwestycję w maszynę kopertującą, ponieważ praca ręczna byłaby zbyt czasochłonna nie pozwalając skupić się na innych działaniach, ważniejszych z punktu widzenia klienta – dodaje Katarzyna Juszkiewicz, dyrektor Biura Obsługi Klienta w Ogicom, firmie specjalizującej się w skutecznych rozwiązaniach dla e-biznesu.

Obok zakupu własnej maszyny kopertującej, przedsiębiorstwa mogą skorzystać także z rozwiązań leasingowanych.

- Minimalna rata leasingu maszyny na okres 48 miesięcy to koszt około 500 zł netto, natomiast minimalne miesięczne wynagrodzenie jednego pracownika wynosi 1317 zł brutto – wylicza Krzysztof Jackowiak z firmy Mailing-Solutions.

Jak podsumowuje Przemysław Kaczmarek z Banku Spółdzielczego NAKŁO: - W naszej firmie wysyła się około 5 tysięcy listów miesięcznie. Kiedyś przygotowanie takiej liczby dokumentów zajmowało mniej więcej 30 godzin, teraz cała procedura mieści się 8 godzinach. Zdecydowaliśmy się na własną kopertownicę, gdy bank zaczął rozwijać się o kolejne placówki. Początkowo braliśmy maszynę w leasing, jednak po pewnym czasie okazało się, że bardziej opłaca się kupno własnego urządzenia, szczególnie że miesięczny koszt utrzymania waha się w okolicach 300 zł.

Nie bądź świstak

Czy wysyłka drogą elektroniczną lub zakup maszyny kopertującej to już wszystkie dostępne na rynku rozwiązania problemu emisji dokumentów? Nie, kolejnym jest zlecenie całej usługi na zewnątrz, czyli outsourcing.

Hasłem przewodnim jednej z polskich firm, specjalizującej się w dostarczaniu rozwiązań ułatwiających obsługę korespondencyjną przedsiębiorstwa, jest "Nie bądź świstak! My zajmiemy się kopertowaniem, a Ty zajmij się swoim biznesem". I faktycznie, istotą outsourcingu jest przeniesienie wszystkiego tego, co nie związane bezpośrednio z biznesem, na ręce firmy zewnętrznej. Nie inaczej jest w przypadku korespondencji - drukowanie, kopertowanie i wysyłanie, mimo że niezbędne w firmie, to nie stricte działalność biznesowa, ale koszt i problem - organizacyjny, czasowy i księgowy. W przypadku outsourcingu usługi, firma skupia się na własnym biznesie, a „problemy” zleca na zewnątrz.

Jak pokazują raporty dotyczące sposobów fakturowania w Unii Europejskiej, Polska jest jedynym z nielicznych krajów, w którym przedsiębiorstwa w ramach własnej wewnętrznej organizacji zajmują się przygotowaniem i wysyłaniem faktur na bardzo szeroką skalę (92% drukowanych faktur), i pod tym względem stanowi w Unii Europejskiej prawdziwe zjawisko. Podczas gdy na Zachodzie outsourcing święci triumfy, w Polsce taka strategia praktycznie nie istnieje. Te rozwiązanie warto jednak rozważyć. Outsourcing bowiem staje się tanią metodą, pozwalającą na redukcję kosztów związanych z amortyzacją urządzeń drukujących i kopertujących, materiałów czy kosztami lokalowymi. Wkład firmy zlecającej w organizację procesu ogranicza się do złożenia zamówienia, natomiast firma zewnętrzna zajmuje się całą resztą: personalizowaniem faktur, drukowaniem i kopertowaniem, a następnie procesem wysyłania, dbając również o terminowość wykonywanych czynności. Dzięki ścisłej specjalizacji outsourcera, firma zlecająca nie musi rozwijać własnych strategii i technologii kopertowania, a przy tym oszczędza.